Zoekt u een extra werkkracht zonder iemand aan te nemen?
Pilo AI neemt administratief werk over dat elke week terugkomt.
Vastpilot is meer dan software
Vastpilot onderzoekt waar administratie tijd kost, bouwt de oplossing en beheert die daarna.
AI-workflows op maat
Lokale inrichting
Beheer en updates
Dit is Pilo AI
Pilo AI verwerkt terugkerend administratief werk uit uw mail en dossiers en zet het voor uw team klaar. Uw medewerkers controleren het resultaat en bepalen wat er daarna gebeurt.
Mail-triage
Offertes en documenten
Controles
Kennisvragen
Koppelingen
Tools op maat
Maar gebruikt uw kantoor nu al AI?
Hoogstwaarschijnlijk wel. Alleen gebeurt dat vaak buiten een centrale werkomgeving en los van vaste werkprocessen.
-
01
Uw invoer gaat naar de aanbieder
Bij persoonlijke accounts kunnen AI-aanbieders uw invoer afhankelijk van product en instellingen gebruiken om hun modellen te verbeteren.
-
02
Geen centrale werkwijze
Zonder centrale omgeving kiest iedere medewerker zelf een werkwijze en raken afspraken en controle makkelijk versnipperd.
-
03
AI helpt vooral bij kleine taken
Medewerkers gebruiken AI voor losse taken, maar dat vormt nog geen vaste werkwijze voor terugkerend administratief werk.
Weet u wat er precies gebeurt met de gegevens die uw medewerkers in ChatGPT invoeren?
Voor de veiligheid van uw gegevens draait Pilo AI lokaal bij u op kantoor.
Voorbeeldweergave van de Pilo Cockpit. Vier taken wachten op uw akkoord en twaalf taken zijn vandaag voorbereid. Een offerteconcept en een antwoord op een vraag staan klaar. De cockpit draait lokaal en u keurt het werk goed voordat het wordt verzonden.
Wat Pilo AI concreet doet
Pilo AI bereidt terugkerende administratie voor volgens uw afspraken en wacht standaard op uw akkoord.
Pilo AI leest nieuwe mail en herkent waar het bericht over gaat. Spoed komt bovenaan, bij een terugkerende vraag staat een antwoordconcept klaar in uw eigen toon. Uw medewerker kijkt de inhoud na en beslist over de verzending.
Klaar voor controleSpoed bovenaan, antwoordconcept klaar
Orderinvoer
Pilo AI haalt de gegevens uit de aanvraag en het bijbehorende dossier. Daarna staat een conceptofferte klaar in uw huisstijl, op basis van uw eigen prijslijst en voorwaarden. Uw medewerker controleert de inhoud en maakt de offerte definitief.
Klaar voor controleConceptofferte in uw huisstijl
Factuurverwerking
Pilo AI leest de pdf en zet de gegevens naast het brondocument: leverancier, factuurnummer, bedrag en voorgestelde boeking. Zo blijft zichtbaar waar ieder gegeven vandaan komt. Daarna controleert uw medewerker de gegevens en verwerkt de factuur.
Klaar voor controleGegevens naast het brondocument
Dossiers
Pilo AI vergelijkt de stukken met uw eigen dossierregels en zet ontbrekende documenten of verlopen informatie bovenaan, met de gebruikte bron erbij. Uw medewerker ziet direct waar het dossier nog aandacht vraagt en beslist wat er moet gebeuren.
Klaar voor controleOntbrekende stukken zichtbaar
Controles
Pilo AI loopt de afgesproken controlepunten na en legt per punt vast welke bron is gebruikt, zodat de uitkomst later terug te vinden is. Wat afwijkt komt bovenaan en uw medewerker beslist wat er moet gebeuren.
Klaar voor controleControlepunten met bron
Kennisvragen
U stelt een vraag over een contract of dossier. Pilo AI antwoordt vanuit uw eigen stukken en zet de vindplaats erbij, zodat u het antwoord zelf kunt controleren. U hoeft de bron dus niet op goed vertrouwen aan te nemen.
Klaar voor controleAntwoord met vindplaats
Btw-voorbereiding
Pilo AI verzamelt de afgesproken gegevens uit uw administratie en zet verschillen naast elkaar, met ontbrekende posten apart in beeld. Uw boekhouder controleert de voorbereiding en dient de aangifte zelf in.
Klaar voor controleVoorbereiding met afwijkingen
Planning
Pilo AI zet nieuwe afspraken en wijzigingen naast de bestaande planning, zodat conflicten en ontbrekende gegevens direct opvallen. Uw medewerker ziet wat er is veranderd en bepaalt wat er wordt aangepast.
Klaar voor controleWijzigingen en knelpunten zichtbaar
Uw eigen proces
Tijdens de kennismaking kijken wij ook naar voorwerk dat niet in dit overzicht staat.
Hoe werkt Pilo op uw kantoor?
Uw werk ligt klaar voordat u begint
Mail gesorteerd
Concept klaargezet
U keurt goed
Uw dossiers blijven op uw kantoor
Uw eigen server
Dossiers blijven binnen
Werkt bij uitval
Versleuteld beheerspoor
Door Vastpilot beheerd
De aanpak
Van eerste gesprek tot eerste workflow
U hoeft vooraf nog niet te weten waar Pilo moet beginnen. We brengen het werk samen in kaart, maken eerst een werkend voorbeeld en bouwen daarna pas verder. Na iedere fase beslist u opnieuw.
-
Kennismaken
-
Discovery Day
-
Voorstel en werkend voorbeeld
-
Bouwen en testen
-
Installeren en starten
-
Uitbreiden en beheren
Kennismaking
Dertig minuten, vrijblijvend. Vastpilot luistert naar uw werk en kijkt samen of het past.
Discovery
Vastpilot loopt een dag mee en spreekt de collega's die het werk echt doen. Daarna rekent Vastpilot de winst door in uw eigen cijfers.
Bouwen
Eerst de structuurlaag, daarna workflow voor workflow. U ziet elke stap.
Zien hoe Vastpilot bij uw kantoor past?
Dertig minuten, vrijblijvend.
Veelgestelde vragen
Wat kantoren Vastpilot hierover vragen
Hoe lang duurt het voordat we er iets van merken?
Na de Discovery Day weet u waar de winst zit. De eerste workflow draait meestal binnen enkele weken. Daarna komt er stap voor stap meer bij, telkens als het vorige stuk zich bewezen heeft.
Moet ons team hier lang voor opgeleid worden?
Nee. Vastpilot leidt uw collega’s op per rol, en wie alleen concepten goedkeurt, is er in een ochtend mee weg.
Kan Pilo AI met onze bestaande systemen praten?
Heeft uw kantoor systemen met een API, zoals uw CRM-, planning- of boekhoudpakket, dan koppelt Vastpilot Pilo AI daarmee via uw eigen API-key. Die key blijft lokaal op de server in uw pand. Kan een systeem dat niet, dan hoort u dat in de Discovery Day en niet erna.
Blijft onze klantdata echt binnen?
Uw dossiers en documenten staan op de server in uw pand, en uw mail ook. Pilo AI werkt ze daar af. Wat Vastpilot voor beheer bewaart is versleuteld en bevat geen leesbare dossierinhoud. Mail die u laat versturen gaat wel het pand uit, want dat loopt nu eenmaal via internet.
Wat als het internet uitvalt?
Dan werkt Pilo AI door. Alleen wat internet echt nodig heeft, zoals mail versturen, pakt vanzelf weer op zodra de verbinding terug is.
Wat als Vastpilot ermee stopt?
Bij beëindiging exporteert Vastpilot uw data en levert die aan u op. Het apparaat gaat terug. Er is geen cloud-account dat leeggetrokken moet worden.